las cuentas.

                                            

 Concepto de Cuenta:

Cuentas es la denominación que la Contabilidad ha dado al lugar o parte imaginaria donde se acumulan los valores que se reciben (DEBE) y los que se entregan (HABER). La cuenta es un instrumento de representación y medida de un elemento patrimonial que se utiliza para captar la situación inicial de éste y las variaciones que posteriormente se vayan produciendo en el mismo (LOPES DE SA, 2009).

La cuenta es el componente más elemental y básico de la Contabilidad. Es como una ficha de anotación individual donde se anotan todos los movimientos económicos (contables) como sucede, por ejemplo, en las cuentas de: CAJA, CLIENTES, BANCOS, etc.

Al dar un nombre a una cuenta, éste debe ser tan claro, explícito y completo que por el solo nombre se identifique lo que representa. Las cuentas representan las propiedades, derechos y deudas de una empresa en una fecha determinada; así mismo, los costos, los gastos y las utilidades en un período determinado.

De acuerdo con su naturaleza, las cuentas se clasifican en reales o de balance, nominales o resultado y, cuentas de orden.

                                   CLASIFICACIÓN DE LAS CUENTAS

Las cuentas se clasifican en reales o de balance, nominales o de ganancias y pérdidas, y de orden. El siguiente diagrama ilustra la clasificación de las cuentas:

                             Cuentas permanentes, reales o de balance

Las cuentas reales representan valores tangibles como las propiedades y las deudas; son temporales, porque forman parte del balance general de la empresa. Las cuentas reales, a su vez, pueden ser de Activo, Pasivo o Patrimonio.

                                                                                 Activo

Representa todos los bienes y derechos apreciables en dinero, de propiedad de la empresa. Se entienden por bienes, entre otros, el dinero en caja o en bancos, las mercancías, los muebles y los vehículos; y por derechos, las cuentas por cobrar y todos los créditos a su favor 

Características: Entre las principales características de los activos, tenemos

· Estar en capacidad de generar beneficios o servicios.

· Estar bajo el control de la empresa.

· Generar un derecho de reclamación.

                                       Movimiento de las Cuentas de Activo

  

         Estas cuentas empiezan y aumentan su movimiento en el Debe; disminuyen y se cancelan en el Haber, por lo general su saldo es débito.

Conforman la clase de cuentas de Activo: Caja, Bancos, Clientes, Acciones, Terrenos y otras que para su conocimiento y manejo encontrará usted, en forma detallada, en el Plan Único de Cuentas, un poco más adelante.

                                                         Pasivo

         Representa todas las obligaciones contraídas por la empresa para su cancelación en el futuro. Son las deudas que debe pagar por cualquier concepto. 

Características: Entre las principales características de los Pasivos, tenemos:

· La obligación tiene que haberse causado, lo cual implica el deber de hacer el pago

· Existe una deuda con un beneficiario cierto.

                               Movimiento de las Cuentas de Pasivo

      Estas cuentas empiezan y aumentan su movimiento en el Haber; disminuyen y se cancelan en el Debe, por lo general su saldo es crédito.

A la clase de cuentas de Pasivo pertenecen: Obligaciones con Bancos Nacionales, Proveedores Nacionales, Salarios por Pagar, y otras que usted aprenderá a manejar con el Plan Único de Cuentas.

                                                             Patrimonio

         Matemáticamente, el Patrimonio se calcula por la diferencia entre el Activo y el Pasivo. Representa los aportes del dueño o dueños para constituir la empresa y además incluye las utilidades y reservas. Este grupo constituye un Pasivo a favor de los dueños de la empresa, por lo cual se maneja de igual forma que las cuentas de Pasivo. 

Características: Entre las principales características del Patrimonio, tenemos:

- Está constituido por el aporte inicial y el aporte adicional de los dueños de la empresa.- Se incrementa con las utilidades y se disminuye con las pérdidas del ejercicio contable.- Movimiento de las Cuentas de Patrimonio: su movimiento es igual que las cuentas del Pasivo.

                              Cuentas Temporales, Nominales o de Resultado

    Las cuentas nominales son llamadas también de resultado porque al final de un ejercicio contable dan a conocer las utilidades, costos y gastos; y son temporales porque han de ser canceladas al cierre del período contable. Comprende las cuentas del Estado de Ganancias y Pérdidas: de Ingresos, Gastos Costo de Ventas.

                                                       Ingresos

     Son los valores que recibe la empresa cuando realiza una venta o presta un servicio con el fin de obtener una ganancia 

                                        Movimiento de las cuentas de Ingresos 

           Estas cuentas empiezan y aumentan en el Haber; normalmente no se debitan sino al final del ejercicio para cancelar su saldo.

                                                               Gastos

           Una empresa debe efectuar pagos por los servicios y elementos necesarios para su buen funcionamiento; esto constituye un gasto o una pérdida porque esos valores no son recuperables. Ejemplos: el pago de sueldos, arrendamientos, servicios públicos y otros. 

                                 Movimiento de las cuentas de Gastos

        Estas cuentas empiezan y aumentan en el Debe; disminuyen y se cancelan en el Haber. Su saldo es débito.

                                                    

                                                   Costo de Ventas:

Representa el valor de adquisición de los artículos destinados a la venta. 

                         Movimiento de las cuentas de Costo de Ventas

     Estas cuentas empiezan y aumentan en el Debe, disminuyen y se cancelan en el Haber; normalmente no se acreditan; su saldo es débito.

                                                     Cuentas de Orden

     Las cuentas de orden reflejan hechos o circunstancias contingentes que pueden llegar a afectar la estructura financiera de la empresa. En ellas se incluyen también aquellos contratos sobre futuras situaciones operacionales y demás cuentas de registro para efectos de control interno o de información gerencial conveniente.

                                          Cuentas de orden deudoras

        Los dineros, documentos y bienes que son de propiedad de la empresa pero que están en poder de terceros, conforman el grupo de cuentas de orden deudoras y se manejan como las cuentas de Activo, por lo tanto su saldo es débito. Un ejemplo es la cuenta llamada: Bienes y Valores Entregados en Custodia. 

                                          

                                       Cuentas de orden acreedoras

              Los bienes que se han recibido para custodia, manejo o negociación sin ser de nuestra propiedad, constituyen el grupo de cuentas de orden acreedoras, éstas se manejan como cuentas de Pasivo, por lo cual su saldo es crédito. Ejemplo: Acreedores, Bienes y Valores Recibidos en Custodia 

Es importante destacar que ambos grupos de cuentas de orden no afectan ni el Activo, ni el Pasivo, ni el Patrimonio, sino que representan un rol contingente, es decir, que eventualmente, podrían o no, tener efectos sobre nosotros..

                                    Naturaleza débito o crédito de un registro

En otras palabras ¿Cómo sabemos si la cantidad la tenemos que colocar en el DEBE o en el HABER?, Por ejemplo en la cuenta de CAJA ¿por qué el asiento 1 es un débito y porque el asiento 2 es un crédito, porque se hizo así? Todo dependerá del tipo de cuenta que sea.

Sólo debemos conocer la naturaleza de la cuenta para saber si debemos asentar la cantidad en el DEBE o en el HABER. Dentro de las cuentas que hacen parte del Balance General (las cuentas Reales o Permanentes), el Activo de naturaleza débito, mientras que las cuentas del Pasivo y del Patrimonio son de naturaleza crédito. Entre las cuentas que forman parte del Estado de Resultados (las cuentas nominales o Temporales), el Gasto y el Costo son de naturaleza débito mientras que la del Ingreso es de naturaleza crédito. Observe el siguiente esquema: